Footprint interimmer maakt inhaalslag bij achterstand in debiteurenbeheer
Ruim 2.500 openstaande facturen, meer dan 800 openstaande klachten en een gemiddelde debiteurentermijn van meer dan 500 dagen. Dit was de stand van zaken toen onze Footprinter op interimbasis bij een opdrachtgever aan de slag ging.
Onderbezetting leidt tot achterstand
Onze Footprinter ging aan de slag bij een Nederlandse vestiging van een internationaal beursgenoteerd bedrijf met met een miljardenomzet. Ze zou een halfjaar lang het debiteurenbeheerteam van de Nederlandse B2B-markt gaan versterken. Het team bestond uit twee fulltimers totdat de één vanwege ziekte thuis kwam te zitten en de ander een verschuiving in haar takenpakket kreeg. Het debiteurenbeheer liep daardoor een achterstand op en het bedrijf besloot een interimmer in te schakelen om een inhaalslag te maken. Toen die inhaalslag achterwege bleef, schakelde het bedrijf twee extra interimmers in, waaronder onze eigen debiteurenspecialist.
De eerste maanden bij de opdrachtgever
Het debiteurenbeheerteam bestond uit 3 fulltimers; één interimmer die zich volledig richtte op debiteurenbeheer, één senior medewerker die zich voor 20% richtte op debiteurenbeheer, en één medewerker die niets voor debiteurenbeheer deed. Dit team werd uitgebreid met onze Footprinter en een interimmer van een ander bedrijf.
De stand van zaken bij het bedrijf maakte duidelijk dat onze Footprinter zich het komende halfjaar niet hoefde te vervelen:
- 4 maanden achterstand in de Finance-mailbox
- 2.500+ openstaande facturen
- 800+ openstaande klachten
- 500+ DSO (Days Sales Outstanding, ook wel gemiddelde debiteurentermijn genoemd)
De eerste drie maanden was het team druk in de weer om de achterstand bij te werken. Onze interimmer belde naar debiteuren voor openstaande posten die ouder dan 30 dagen waren. Ook behandelde ze de telefoontjes en mails die het team binnenkreeg naar aanleiding van verzonden herinneringen. Daarnaast werkte ze drie maanden aan mailbox-achterstand weg en controleerde ze de on-holds, dit zijn debiteuren waarvan de dienstverlening gestopt is omdat ze openstaande posten hebben die ouder dan 30 dagen zijn. Na controle gaf ze advies over wat er met elke on-hold gedaan moest worden.
Een nieuw systeem
Klachten van klanten konden binnen het bedrijf niet goed geregistreerd worden. Het bedrijf werkte met Exact Online voor haar boekhouding en met Business Navigator voor contracten. Managers wisten wel van verschillende klachten af, maar konden deze alleen in Business Navigator registreren en niet in Exact Online. Daarom werd in de vierde maand Onguard geïmplementeerd bij het bedrijf. Dit systeem maakte het mogelijk om klachten beter te registreren en het debiteurenbeheer als geheel beter inzichtelijk te maken.
In dezelfde maand vonden er wat verschuivingen in het debiteurenbeheerteam plaats, met als gevolg dat het team alleen nog maar uit onze Footprinter en een andere interimmer bestond. Door de inkrimping van het team kreeg onze Footprinter extra taken. Ze ging nu ook automatische incasso formulieren verwerken, contractfacturen aanmaken, bankafschriften afhandelen en de credit management mailbox bijhouden.
Toen het tweekoppige debiteurenbeheerteam het eerste overzicht maakte in Onguard, bleek dat er al een kleine inhaalslag gemaakt was:
- 2.140 openstaande facturen
- 700+ openstaande klachten
- 400+ DSO
Met het nieuwe systeem kwam er meer structuur bij het debiteurenbeheerteam en kwam er een aanmaningstraject dat strikt nageleefd werd:
- Herinnering
- Eerste belactie
- Aanmaning
- Tweede belactie
- Aankondiging incasso (per post en per e-mail)
- Derde belactie
- Doorzetten naar incasso
In de vijfde maand, nog geen drie weken na het eerste overzicht in Onguard, bleek het debiteurenbeheerteam een flinke inhaalslag gemaakt te hebben:
- 1.224 openstaande facturen
- 195 openstaande klachten
- 160 DSO
De laatste maand
Tijdens de laatste maand van de opdracht werd het debiteurenbeheerteam uitgebreid met een junior medewerker debiteurenbeheer. Door deze uitbreiding kreeg onze Footprinter wederom extra taken. Ze moest de werkzaamheden overdragen aan de nieuwe medewerker en werkbeschrijvingen maken.
De achterstand van het debiteurenbeheerteam was inmiddels ver weggewerkt. Op de laatste werkdag van onze Footprinter zag het overzicht in Onguard er als volgt uit:
- 1.204 openstaande facturen
- 132 openstaande klachten
- 91 DSO
Het voordeel van Footprint Interim Service
Footprint is trots dat onze debiteurenspecialist deze opdracht zo goed doorlopen heeft. Tijdens de opdracht heeft ze verschillende teamwijzigingen meegemaakt en heeft ze leren werken met een nieuw systeem. Tijdens de opdracht is vier maanden aan achterstand in de Finance-mailbox weggewerkt. Het aantal openstaande posten is meer dan gehalveerd van ruim 2.500 naar 1.204. Het aantal openstaande klachten is met 84 procent verminderd van ruim 800 naar 132. En de gemiddelde debiteurentermijn is met 82 procent gedaald van ruim 500 naar 91 dagen. Onze opdrachtgever heeft haar debiteurenbeheer weer op orde en is tevreden met het werk dat onze Footprinter verzet heeft.
Soms kunnen bedrijven door een tekort aan medewerkers snel een achterstand oplopen in hun financieel administratieve processen. In dat geval biedt Footprint Interim Service de uitkomst. Terwijl onze financiële experts ervoor zorgen dat de zaken op orde blijven kan een bedrijf op zoek gaan naar nieuwe medewerkers. Zo hoeven de financieel administratieve processen niet te lijden onder drukte of onderbezetting.
