Footprinter beschrijft processen voor invoicing-team van internationaal logistieke onderneming

Bij het invoicing-team van een groot internationaal logistiek dienstverlener konden ze wel wat hulp gebruiken. Het bedrijf schakelde Footprint om een passende interimmer in te zetten.

Een perfecte match

De ambitieuze Footprinter staat aan het begin van zijn financieel-administratieve loopbaan. Hij zou in de toekomst graag een connectie willen creëren tussen de cijfers en de werkvloer. Een belangrijke schakel tussen de business en de finance dat vrijwel bij alle bedrijven noodzakelijk is.

Maar voordat het zo ver is, wil hij eerst een goede basis leggen binnen de verschillende domeinen van de financieel-administratieve dienstverlening en zich op latere termijn gaan specialiseren. Samen met zijn mentor bij Footprint heeft hij een persoonlijk ontwikkelplan opgesteld waar de plannen voor zijn loopbaan in vastgelegd zijn. Door rekening te houden met het ontwikkelplan, zorgt Footprint ervoor dat de opdrachtgevers en de Footprinters onderling goed op elkaar afgestemd zijn.

Een tevreden opdrachtgever

De eerste dag van de opdracht merkt de Footprinter al dat hij het de komende tijd erg goed naar zijn zin zal hebben. Gedurende zijn interim-periode merkt hij dat er op de afdeling een informele, open, laagdrempelig en fijne werksfeer heerst. Als hij ergens hulp bij nodig heeft, dan kan hij gemakkelijk met de juiste mensen spreken.

Op de finance-afdeling zit iedereen – van de financieel directeur tot aan alle teamleden van de bankbetaling, credit control en invoicing – in dezelfde flex-werkruimte. Het invoicing-team bestaat uit een vaste medewerker en de Footprinter. Aanvankelijk zou hij voor vier maanden aan de slag gaan, maar al na twee maanden werd het duidelijk dat de opdracht verlengd ging worden. Momenteel werkt de Footprinter al meer dan vier maanden voor het Invoicing-team.

De directe collega van de Footprinter is een ervaren rot in het vak die al op verschillende plaatsen binnen de organisatie werkzaam is geweest. De collega weet dus precies hoe de processen binnen de organisatie lopen. En dat is handig, want naast het factureren is de Footprinter ook verantwoordelijk voor het beschrijven van het facturatieproces binnen het bedrijf. Wanneer zijn interim-periode erop zit, is het de bedoeling dat hij een heldere procesbeschrijving oplevert. Deze beschrijving kunnen nieuwe medewerkers als een handleiding gebruiken, zodat ze precies weten hoe het proces eruitziet en wat hun rol binnen dat proces is.

Een verfijnd facturatieproces

De Footprinter legt niet alleen een goede basis op het gebied van proceskennis, maar ook op het gebied van facturatie. Het facturatieproces bij de opdrachtgever is namelijk nogal verfijnd. In principe is er een standaardmanier van factureren, maar op basis van de wensen van de klant kan de facturatie afwijken. Het opvolgen van de klantenwensen is erg belangrijk, omdat klanten de facturen anders niet goed kunnen verwerken. Aangezien er vele deviaties zijn, is het van belang om altijd scherp te zijn, zowel in drukke als minder drukke tijden.

Einde van de opdracht

De opdracht loopt bijna af en de opdrachtgever heeft een vacature uitstaan voor een vaste medewerker. Zowel de opdrachtgever als de Footprinter zijn erg tevreden. Daarom mag de Footprinter zijn ervaring binnen het bedrijf uitbreiden. Hij mag namelijk gaan werken voor het bankbetalingen-team tijdens een nieuwe opdracht van vijf maanden.

Naast de dagelijkse facturatie-werkzaamheden, heeft de Footprinter ook het facturatieproces inzichtelijk gemaakt. Zo kunnen toekomstige medewerkers gemakkelijker ingewerkt worden, is het duidelijk welke rol de verschillende afdelingen hebben, en wat er verwacht wordt van het invoicing-team.