Processen verbeteren met Zoho Creator

Met Footprint Business Flow wil Footprint haar klanten helpen om de bedrijfsvoering efficiënter en effectiever te maken door middel van laagdrempelige tools. Elke vier weken praat Melvin Voets je bij over de vorderingen van dit vernieuwende concept.

Applicaties ontwikkelen met Zoho Creator

Sinds de vorige blogpost over Footprint Business Flow, ben ik verder gegaan met Zoho Creator. Met dit cloudbased softwarepakket kun je applicaties ontwikkelen zonder uitgebreide kennis van programmeren. Om te leren werken met het pakket, heb ik een hoop e-books, tutorials en artikelen geraadpleegd en een aantal applicaties gemaakt:

• Sollicitatiemanagement-app: in een formulier vullen sollicitanten hun gegevens in en uploaden ze hun CV. Vervolgens worden deze gegevens zichtbaar voor de vacaturemanager, die een gesprek met de sollicitant kan inplannen. De sollicitant krijgt dan een mailtje met deze afspraak. Na het gesprek kan de manager de sollicitant goedkeuren of afwijzen, waarvan de sollicitant weer een mailtje krijgt. In een dashboard kan de manager zien hoeveel sollicitanten nog voor een gesprek ingepland moeten worden en hoeveel er goedgekeurd en afgewezen zijn.
• Creditnota-autorisatie-app: een salesmedewerker kan in een formulier een verzoek doen voor een creditnota. Dit verzoek komt bij de Finance-afdeling binnen, waar een medewerker het verzoek kan goed- of afkeuren met een eventuele opmerking. De goedgekeurde verzoeken worden doorgestuurd naar de Salesmanager, die het verzoek definitief kan goed- of afkeuren. De afgekeurde verzoeken komen terug bij de Salesafdeling, die vervolgens het verzoek kan heropenen (bijvoorbeeld naar aanleiding van de behandelde opmerkingen). De applicatie zorgt ervoor dat geen enkel creditnotaverzoek zonder akkoord van de Salesmanager verwerkt wordt en dat elk verzoek gemakkelijk terug te vinden is.

Tekst gaat verder onder video

Footprint Interimdag

Bij de interimdag van Footprint – waarbij alle medewerkers aanwezig waren – heb ik een presentatie gegeven over de afstudeerperiode tot zover. Ik heb onder andere gedeeld hoe het huidige urenregistratieproces eruitziet, hoe het beter kan en waarom we met Zoho Creator aan de slag gaan. Daarna heb ik de gemaakte applicaties gedemonstreerd en de mogelijkheden van Footprint Business Flow gedeeld. Alle medewerkers waren enthousiast en zagen de ongelimiteerde mogelijkheden:

“Ik ken nog wel een proces waarbij mensen handmatig een redelijk simpele offerte moeten opstellen…”

“Bij bedrijf x blijven facturen lang liggen omdat er verschillende afdelingen naar moeten kijken…”

“Momenteel worden handgeschreven werkbonnen nog overgetikt in Excel…”

“Voor facturen moeten gegevens uit verschillende pakketten gehaald worden…”

Het klinkt bijna te goed om waar te zijn, maar voor elk denkbaar bedrijfsproces, groot of klein, kunnen gebruiksvriendelijke applicaties gemaakt worden die tijd besparen en de foutgevoeligheid verlagen. En dat voor een fractie van de tijd en kosten van andere maatwerkprojecten!

De studieopdracht

En dan was er nog de studieopdracht… Alles wat ik tijdens de eerste zes weken van dit innovatietraject heb gedaan, heb ik in een verantwoordingsverslag van ruim 30 pagina’s beschreven. In het verslag staat onder andere hoe processen binnen bedrijven geïnnoveerd kunnen worden, waarom ik voor Scrum heb gekozen als innovatiemodel en wie de stakeholders van de gewenste innovatie zijn.

Om de hoofdlijnen van het verslag op een iets toegankelijkere manier te presenteren, heb ik een korte animatievideo gemaakt. Zowel het verslag als de video, worden momenteel beoordeeld door de docenten van Avans #spannend

What’s next?

Ik ga nu de volgende stappen zetten:

1. Het urenregistratieproces verbeteren met Zoho Creator;
2. Stakeholders verder betrekken bij de innovatieopdracht.

In de praktijk betekent dat dat ik vooral prototypes ga maken van een urenregistratie-app, die ik continu test en evalueer, totdat er uiteindelijk een ideale app is voor Footprint.

De volgende blog over Footprint Business Flow is er over 4 weken. Ik vermoed dat ik dan al een aardig prototype heb. Zie ik je dan?