Slim uitbesteden is de sleutel tot succes
De salarisadministratie uitbesteden: dat is slim!
Jos van den Bersselaar werkt sinds 2002 in de financiële administratie. Na verschillende uitvoerende rollen kwam hij in een internationale managementpositie terecht. Met een voorliefde voor financieel-administratieve processen en een drang om continu te ontwikkelen en te verbeteren, heeft Jos samen met Karlijn Verhagen in 2017 Footprint Professional Services opgericht. En ze groeien hard, want sinds 1 september 2020 is Footprint een intensieve samenwerking aangegaan met REEF Projectmanagement. We geven het woord aan Jos.
Voor deze blog heb ik samengewerkt met Karlijn Verhagen. Zij is een specialist op het gebied van salarisadministratie en vooral de aansluiting richting de financiële administratie. Samen hebben we inmiddels bijna 30 jaar ervaring in de financiële administratie.
In mijn vorige blog ging ik in op de toegevoegde waarde voor organisaties om hun debiteurenbeheer efficiënt uit te besteden. In deze blog ga ik verder in op een specialisatie die ik nog niet specifiek heb benoemd, namelijk de salarisadministratie. Bij Footprint bieden we deze dienst naast de gewone administratieve werkzaamheden aan, zodat we onze klanten op alle facetten in hun financiële administratie kunnen ondersteunen.
De organisatie van de salarisadministratie
Organisaties regelen de salarisadministratie op verschillende locaties. Meestal wordt dit binnen de HR ofwel P&O afdeling georganiseerd. Een alternatief op deze vorm van salarisadministratie is dat de salarisadministrateur aan de financieel manager rapporteert.
Wanneer twee afdelingen gezamenlijk verantwoordelijk zijn, is het wachten op fouten!”
Uiteindelijk is het betalen van de maandelijkse (of 4-wekelijkse) salarissen de uitkomst van een complex HR-proces. In het kort: een bedrijf werft een medewerker. Dan moet alle data juist en volledig worden verwerkt in de HR/salarisadministratie. Vervolgens moet de medewerker natuurlijk de werkzaamheden uitvoeren.
Wanneer we de salarisadministratie vanuit deze hoek bekijken, is het arbeids-juridische component het meest prominent belicht. De financiële consequenties en overeenstemming met wet- en regelgeving een stuk minder.
De salarisadministrateur is een ware specialist
Binnen de salarisadministratie komen HR en Finance samen. Er zijn dan ook verschillende krachtsvelden waar een salarisadministrateur rekening mee houdt, namelijk:
- Arbeidsjuridisch
- Fiscaal
- Financieel
Vanuit deze drie verschillende richtingen veranderen de regels continu. De organisatie stelt steeds nieuwe eisen aan de output in de financiële administratie. Het is daarom van belang om op de hoogte te zijn van aanpassingen in wet- en regelgeving.
De salarisadministratie uitbesteden
Bij een rol die zoveel specialisatie vergt, is het tegenwoordig normaal voor veel bedrijven om de salarisadministratie en daarmee de verloning uit te besteden. Voor veel organisaties is het namelijk onbetaalbaar een eigen salarisadministrateur in huis te hebben. Waar dan de knip in de processen wordt gelegd is verschillend. Er kan een medewerker aanwezig zijn bij de organisatie die alle mutaties verwerkt in het systeem van de ‘verloner’, of dit kan steeds verder worden uitbesteed.
Problemen met de salarisadministratie in de praktijk
Bij de reguliere salarisrun moet alles in één keer goed zijn. Voor een salarisadministrateur is er altijd maar een prioriteit, het op tijd verwerken en uitbetalen van de salarissen aan het personeel. Andere taken zijn altijd secundair.
De afstemming tussen HR en Finance is helaas niet altijd optimaal. Er wordt bijvoorbeeld wel eens een looncomponent niet aan een grootboek toegewezen. Een klein foutje, maar als niemand volledig verantwoordelijk is en de afstemming zoekt, wordt het lastig. Niemand voelt zich dan verantwoordelijk voor salaris gerelateerde balansposities.
Pensioenen
Helaas is er geen pensioenverzekeraar die tijdig en altijd juist de in- en uitdiensttreding van jouw personeel verwerkt. Het kan ook gebeuren dat niet alle mutaties consequent worden doorgegeven. We komen dan ook nooit een organisatie tegen waar niet te veel pensioenpremie is betaald.
Conclusie
Bedrijven organiseren de salarisadministratie dus op verschillende plaatsen in de organisatie. Het is altijd het werk voor ware professionals en daarom accepteren veel organisaties dat zij de salarisadministratie uitbesteden.
Persoonlijk vind ik de rol van HR-businesspartner één van de belangrijkste rollen om te hebben binnen de organisatie van een ondernemer. Maar wil hij of zij ook de salarisadministratie organiseren? Naar mijn ervaring vaak niet. Het is voor de business partner vooral zaak dat deze erop kan vertrouwen dat de medewerkers tevreden zijn, omdat de salarisadministratie goed en op tijd plaats vindt. En hóé dit dan in de financiële administratie terecht komt, is eigenlijk helemaal niet belangrijk.
Een specialist die de vertaling maakt van waar de HR-processen te administratief van aard worden, vult dit perfect aan. Deze specialist voegt waarde toe, omdat de HR-businesspartner geen tijd kwijt is aan administratie. Aan de andere kant levert deze specialist ook veel (direct) geld op, omdat er niets meer verloren gaat in balansposities die niet juist worden bijgehouden. En natuurlijk betaal je nu iedere maand alle salarissen op tijd en in één keer goed uit!
Wij helpen je graag met het optimaliseren van de salarisadministratie.
Neem contact met ons op voor de mogelijkheden voor jouw organisatie.
088 – 1111 222
