Footprinter versterkt crediteurenteam bij onderwijsinstelling
Toen op de crediteurenafdeling van een onderwijsinstelling een medewerker naar een andere afdeling ging, kwam er een arbeidsplaats vrij. De onderwijsinstelling twijfelde of ze voor deze plaats een nieuwe medewerker wilde aannemen. Er zat namelijk een automatiseringstraject aan te komen waarmee een volledig FTE bespaard zou kunnen worden. Daarom schakelde de onderwijsinstelling Footprint in voor een flexibele arbeidskracht.
Stand van zaken
Op een vrijdag wordt onze Footprinter gebeld met de vraag of hij maandag op gesprek wil komen. Die maandag gaat onze Footprinter op gesprek bij de opdrachtgever en krijgt daar te horen dat hij de volgende week al mag beginnen. Na het weekend komt hij aan op de grote campus en doet er een tijdje over om het juiste gebouw te vinden. Na even zoeken, kan hij van start gaan met de opdracht.
De eerste weken is onze Footprinter druk bezig met het afsluiten van een andere opdracht en kan daarom maar 2 dagen per week werken. In die eerste twee weken wordt hij in sneltreinvaart ingewerkt door de persoon die hij gaat vervangen. Hij boekt inkoopfacturen, loopt openstaande posten na, doet aangiftes en neemt telefoontjes aan om leveranciers en studenten te woord te staan.
Tijdens de opdracht zijn er wat verschuivingen in de samenstelling van de crediteurenafdeling, maar het team blijft bestaan uit 7 medewerkers (6 FTE met onze Footprinter meegerekend). Na een aantal weken gaat onze Footprinter 4 dagen per week werken.
Verhuizing
Gedurende de interim-opdracht verhuist de crediteurenafdeling naar een bijzondere locatie. Namelijk een duurzaam gebouw waarbij de gebruikers in een gezonde en comfortabele omgeving werken. Het gebouw is zo duurzaam dat het de hoogste BREEAM-score (duurzaamheidskeurmerk) krijgt en het meest duurzame onderwijsgebouw ter wereld genoemd kan worden.
Automatisering
Naast de verhuizing naar een andere gebouw, maakt de crediteurenafdeling nog een verandering mee. De reden dat onze Footprinter namelijk op interimbasis werkt, is omdat er binnenkort een nieuw XML-systeem geïmplementeerd gaat worden. Elke aanbestedingsplichtige organisatie is verplicht om zo’n systeem in te voeren.
Met het systeem kunnen facturen in XML-formaat ontvangen worden. Deze facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt in het boekhoudpakket. Als voldoende leveranciers de facturen in dit formaat aanleveren, wordt een deel van het handmatige invoerwerk overbodig. De verwachting is dat na implementatie van het systeem 0,5 FTE bespaard wordt. Als vervolgens meer leveranciers in het juiste formaat gaan aanleveren, wordt er zelfs één FTE bespaard.
Een stabiele opdracht
Bij deze interim-opdracht was geen achterstand binnen de organisatie en ook geen nieuw systeem dat geïmplementeerd moest worden. Op een snelle start na, was de interim-opdracht dus vrij stabiel. Zo zie je maar weer: een interimmer is niet alleen handig om achterstanden weg te werken, maar ook om achterstanden te voorkomen.
