Footprint interimmer werkt achterstand bij op de Finance-afdeling van internationaal bedrijf
Een Footprinter ging aan de slag bij een bedrijf dat actief is in de bouwsector. Naast productie en verkoop biedt het bedrijf dienstverlening aan in projecten en opleidingen.
Een achterstand in de financiële administratie
De zaken gaan voor de wind en de 2,5 FTE die op de Finance-afdeling werkzaam zijn kunnen niet voorkomen dat er geleidelijk een achterstand in de financiële administratie sluipt. Terwijl het bedrijf personeel werft om de uitgebreide werkzaamheden op te vangen, schakelt ze ook Footprint in om de huidige achterstand weg te werken.
Een interimmer op locatie
Onze interimmer krijgt in eerste instantie een parttime-opdracht voor 2 maanden, maar al snel blijkt de opdrachtgever zo tevreden, dat de opdracht uitgebreid en met een aantal weken verlengd wordt. Tijdens de korte interim-opdracht werkt de Footprinter op een doelgerichte en gestructureerde manier de achterstand bij.
Hoofdtaken
Het grootste deel van de tijd is de interimmer bezig met werkzaamheden voor de Engelse vestiging van het bedrijf. Hij heeft hiervoor de volgende drie taken:
- In het boekhoudpakket uitzoeken welke trainingen uit het operationele systeem nog gefactureerd moeten worden.
- Het aansluiten van niet gematchte betalingen.
- Dagelijks de binnenkomende bankbetalingen bijhouden in het boekhoudpakket.
In het boekhoudpakket uitzoeken welke trainingen uit het operationele systeem nog gefactureerd moeten worden
De Footprinter controleert welke opleidingen nog gefactureerd moeten worden door de debiteurenkaarten uit het boekhoudpakket en de opleidingen uit het operationele systeem in Excel na te lopen. Vervolgens factureert hij wat nog gefactureerd moet worden en werkt hij de opleidingen in het operationele systeem bij met het factuurnummer.
Het aansluiten van niet-gematchte betalingen
Om de niet-gematchte betalingen aan te sluiten, draait onze interimmer eerst een openstaande posten lijst van de debiteuren uit. Vervolgens zoekt hij van niet-gematchte betalingen de betalingsspecificaties op in de mailbox en zoekt hij bij die specificaties naar het factuurnummer. Via de factuurhistorie kijkt hij of de factuur niet op een verkeerde debiteur is geboekt. Als hij geen betalingsspecificatie kan vinden, vraagt hij deze op bij de klantenservice.
Dagelijks de binnenkomende bankbetalingen bijhouden in het boekhoudpakket
Dagelijks logt onze Footprinter in bij de bank en draait daar een exportbestand uit om vervolgens de nieuwe betalingen te boeken in het boekhoudprogramma.
Overige taken
De taken van onze interimmer beperken zich niet alleen tot de financiële administratie van de Engelse vestiging, hij is namelijk ook actief bezig met het volgende:
- Het matchen van intercompany debiteuren en crediteuren.
- Invoercontrole BTW-nul posten.
- Investeringen onderbouwen.
Het matchen van intercompany debiteuren en crediteuren
Om de debiteuren en crediteuren bij de vestigingen onderling aan te sluiten, draait de Footprinter de debiteuren- en crediteurenkaarten uit en vergelijkt of deze lijsten met elkaar overeenkomen. Als bedragen op de debiteurenlijst van de ene vestiging niet overeenkomen met de crediteurenlijst van de andere vestiging, dan draait hij de facturen uit en mailt deze zodat ze geboekt kunnen worden.
Invoercontrole BTW-nul posten
Van BTW-posten met code nul, draait de Footprinter een lijst uit en loopt deze na om te controleren bij welke posten wel BTW teruggevorderd moet worden. Vervolgens corrigeert hij de kosten in het boekhoudpakket.
Investeringen onderbouwen.
In het boekhoudprogramma zoekt de interimmer de facturen van investeringen op om deze te onderbouwen.
Op naar de volgende Finance-uitdaging
Omdat hij zich gedurende de opdracht doelgericht en actief heeft ingezet, is de administratie van de opdrachtgever weer helemaal up-to-date. Het bedrijf heeft inmiddels nieuw personeel aangenomen, dus het team kan weer met een schone lei beginnen en de financiële administratie op orde houden. Onze interimmer heeft de klus geklaard en kan weer door naar de volgende uitdaging.
Footprint Interim Service
Een achterstand in de financiële administratie kan er geleidelijk insluipen. Door de krapte op de arbeidsmarkt van Financials, kan het wervingsproces van nieuw personeel vaak lang duren. De financiële administratie hoeft hier niet onder te lijden. Met Footprint Interim Service is het mogelijk om snel en flexibel financiële experts in te zetten en zijn de zaken weer in no-time op orde.
