Uitbesteden of toch zelf doen?
Mijn naam is Jos van den Bersselaar. Sinds 2002 ben ik werkzaam binnen de financiële administratie. Van verschillende uitvoerende rollen ben ik uiteindelijk in een internationale managementpositie terecht gekomen. Met een voorliefde voor financieel administratieve processen en een drang om continu te ontwikkelen en te verbeteren, ben ik in 2017 gestart met Footprint.
In deze blog deel ik mijn ideeën en inzichten wat betreft het uitbesteden van de financiële administratie. En waarom we bij Footprint doen wat we doen. Allereerst door te benoemen wat voor mij de kern is en wat de ontwikkelingen zijn die vragen om uitbesteding van (delen van) de financiële administratie. Daarnaast benoem ik ook de redenen die vanuit de markt terugkomen om niet uit te besteden.
Wat wordt bedoeld met uitbesteding van de financiële administratie?
De definitie van uitbesteden (of outsourcen) is:
De uitvoering van een proces als gevolg van een strategische keuze door een organisatie, om één of meer bedrijfsactiviteiten uit te besteden aan een dienstverlenende onderneming of toeleverancier.
Termen die je hierbij vaak ziet zijn: core-business, ontzorgen en SLA. Persoonlijk gaan bij veel van deze termen mijn nekharen overeind staan. Ik geef er de voorkeur aan om outsourcing zo eenvoudig mogelijk weer te geven: je laat een andere organisatie iets voor je uitvoeren en maakt daar duidelijke afspraken over, zodat jij je weer kunt focussen op je eigen specialisme. Alles valt of staat daarbij met het vertrouwen dat deze partij dit beter kan dan de eigen organisatie.
Bij uitbesteding zijn dus twee termen van belang: focus en vertrouwen.
Hoe outsourcing je bedrijf ondersteunt om te groeien
Bij outsourcing van de financiële administratie zie ik een veel voorkomende misvatting dat dit in zijn geheel zou moeten. Bij startende ondernemingen wordt, afhankelijk van de affiniteit van de ondernemer, voor een bepaalde periode de administratie zelf gedaan. De volgende stap is dat een boekhouder of accountantskantoor wordt ingeschakeld. Deze zorgt dan voor de volledige verwerking van de aangeleverde administratie en dat de ondernemer voldoet aan alle (belasting) wettelijke verplichtingen.
Wanneer de onderneming groeit, komt ergens het omslagpunt dat iemand in dienst nemen als boekhouder goedkoper is dan het uitbesteden (in ieder geval op korte termijn). Over het algemeen is deze persoon een generalist die de verschillende onderdelen van de financiële administratie verwerkt.
De volgende stap(pen) zijn voor verschillende ondernemingen op allerlei manieren in te kleuren. Er komen grotere (financiële) teams, mogelijk een nieuw systeem of zelfs een ERP. Soms ontwikkelt zich dit heel bewust, soms overkomt het de organisatie zoals bijvoorbeeld bij forse groei in korte tijd.
In al deze fases is mijn stelling dat outsourcing in meer of mindere mate de ondernemer kan helpen bewustere keuzes te maken en de focus te houden op het organisatiedoel. Zorg op tijd voor een partner die met je mee kan groeien en die je kan helpen om bewustere keuzes te maken. Een partner die de markt kent op zowel personeel als technisch gebied. En dus niet alleen om aan actuele (wettelijke) verplichtingen te voldoen, zoals bij de traditionele boekhouder.
Een goede partner kan helpen om te bepalen welke zaken in eigen beheer kunnen blijven en bij welke onderdelen de uitbesteding het meeste voordeel oplevert.
De afweging tussen lokale uitbesteding en offshoring
Iedere financial kent voorbeelden van organisaties die hun financiële administratie uitbesteden naar het buitenland, wat ook wel offshoring of nearshoring wordt genoemd. Lagere lonen en betere beschikbaarheid van finance-professionals zijn veelvoorkomende redenen om deze keuze te maken. Bijna altijd gaat aan een dergelijke uitbesteding een langdurig traject vooraf waarin processen worden gestandaardiseerd om duidelijke prestatie-afspraken te kunnen maken.
Helaas leent de Nederlandse taal zich niet om in het buitenland een administratie te kunnen verwerken. Zodra interpretatie komt kijken, wordt de foutmarge erg snel heel groot. Zo ook voor processen die niet volledig te standaardiseren zijn. Ook daar komt interpretatie om de hoek kijken en blijkt de afstand het proces ontzettend complex te maken.
Het alternatief waarvoor ik zou pleiten is gedeeltelijke automatisering voor processen die dusdanig te standaardiseren zijn dat dit type outsourcing mogelijk is. De techniek is er in veel gevallen namelijk al. Kostenbesparingen zijn dan groter en interpretatie kan lokaal blijven. Een goede partner of adviseur zou de beide opties moeten berekenen, zodat niet enkel gekeken wordt naar de hoogte van de lonen op korte termijn.
Hierbij zou de frequente aanwezigheid van de partner bij de organisatie op locatie altijd onderdeel moeten zijn van de afspraken, zodat er korte lijnen ontstaan en een persoonlijke (vertrouwens-) relatie.
Van algemeen boekhouder naar financieel specialist(en)
In de advocatuur is het al jaren gebruikelijk dat advocaten steeds specialistischer worden en met elkaar samenwerken om een vraagstuk van een klant op te pakken, een trend die ook zichtbaar is in de IT. In deze ontwikkelingen zie ik ook mogelijkheden voor Finance. Waar voorheen taken werden uitgevoerd door generalistische ICT- en finance-medewerkers, vraagt de markt meer en meer om specialisten op bepaalde onderdelen.
Wat al vaak buiten de financiële administratie ligt als specialisme is bijvoorbeeld belasting (BTW / VPB) en -optimalisatie. Veel organisaties hebben een fiscalist als adviseur, zoals ze dit ook voor juridische zaken hebben.
Steeds meer automatisering voor inkomende facturen
Eén van de specialismen die duidelijk zichtbaar wordt binnen de financiële administratie, wordt ingegeven vanuit de technische ontwikkelingen op het gebied van (inkomende) factuurverwerking en herkenningssoftware. Dit wordt ook veelal aangehaald wanneer het gaat om de automatisering van de bedrijfsadministratie en (het gebrek aan) de toekomst van de boekhouder. Deze ontwikkeling vraagt om een nieuw soort specialist. Hoe komen de facturen binnen bij de organisatie, hoe gaan deze facturen het systeem in en welke regels kunnen er worden bedacht om de herkenning te optimaliseren? Dit vraagt om een mix van finance-, proces- en ICT-kennis welke voorheen niet gebruikelijk was.
Bankverwerking 2.0
Een tweede soortgelijk specialisme is de bankverwerking. Waar in het recente verleden dit nog veelal gebeurde door een afschrift te downloaden en te printen om dit vervolgens handmatig in een bankboek te verwerken, zijn er nu al mogelijkheden om de bank rechtstreeks met het financiële pakket te koppelen. Of als tussenoplossing met een bestandsimport. Maar welk bestandsformaat neem je dan, hoe zet je de herkenningsregels op, hoe kun je klanten ‘opvoeden’ zoveel mogelijk data mee te geven? Of nog een stap verder, welke betaalmethoden kun je klanten ter beschikking stellen, waardoor je het technische proces in eigen hand houdt? De vele opties in deze markt, het belang van (master)datamanagement en opnieuw de ICT-kennis vraagt een nieuw soort specialist.
Organisatiegevoelig debiteurenbeheer
Het volgende specialisme wat te herkennen is, komt met name met een soort golfbeweging binnen organisaties voor: debiteurenbeheer. Voor ondernemers en organisaties is de facturatie een eerste stap, maar hoe groot is eigenlijk het risico dat er binnen de facturatie-run een niet-betalende klant tussen zit? Na één of twee gevallen van wanbetaling is er binnen iedere organisatie focus voor dit proces, totdat het weer een hele tijd goed gaat en regels wat minder strak gehanteerd worden. Het automatiseren van wat kan (bijvoorbeeld facturatie of uitsturen herinneringen) en het continu inspelen op inherente risico’s is een vak apart. Deze specialist moet een gevoel voor ICT hebben, moet gevoel hebben voor risicomanagement, moet rekening houden met de commerciële belangen van de organisatie én moet dit duidelijk kunnen maken aan de stakeholders in de organisatie.
Proactief rapporteren
Het laatste wat ik in dit kader wil noemen is het grootboekbeheer (inclusief rapportage). Met name wanneer een organisatie groeit is de tijdigheid van informatie en dus de administratie van groot belang. Waar het binnen de financiële administratie vooral ging om het verwerken van binnenkomende documenten, gaat het steeds meer om wat er nog ontbreekt in de administratie. Is de maandelijkse huurfactuur binnen gekomen, is alle omzet gefactureerd? Naast financiële kennis is hier een grote organisatie-sensitiviteit voor nodig om deze inschatting te kunnen maken. Daarnaast gaat de ontwikkeling op het gebied van Business Intelligence zo hard dat het daadwerkelijk rapporteren slechts een druk op de knop wordt. Mits de koppelingen en de rapporten natuurlijk juist zijn ingericht. En wat als de informatiebehoefte verandert, is er dan voldoende kennis om dit snel en adequaat op te pakken?
Eén financial of een klein team van financials kan bijna onmogelijk alle specialismen in huis hebben. Een klein team dat één van de specialismen oppakt, kan marktontwikkelingen bespreken, kennis en ervaring delen en op die manier altijd een passende oplossing vinden voor een organisatieprobleem. Waarom dan niet dit extern beleggen zodat de organisatie met vertrouwen kan werken aan hetgeen waar ze zelf specialist in is?
Krapte in de arbeidsmarkt van financials
Mocht de onderneming zelf een juiste mix van specialisten willen samenstellen dan loopt ze tegen het volgende aan: er is een enorm tekort aan deskundige financieel-administratieve arbeidskrachten. Veel collega-kantoren hebben hier onderzoek naar gedaan. Dezelfde onderwerpen komen dan naar voren:
- Schaarste in alle niveaus, van junior tot senior;
- Moderne financials neigen naar andere specialismen, bijvoorbeeld data analyse;
- Salarisstijgingen vanwege de arbeidskrapte;
- Werkgevers moeten zichzelf gaan verkopen;
- Werving op ontwikkelingspersoneel, ofwel: verder opleiden is nodig.;
Enkele uitspraken uit de finance-markt :
“Omdat de markt al een tijdlang aantrekt, heeft een grote groep professionals inmiddels al een overstap gemaakt. Zij gaan een jaar later niet opnieuw switchen. De pool van werknemers die openstaat voor een nieuwe baan droogt dan ook langzaam op.”
“Men is op zoek naar IT en data savvy financials met sterke communicatieve vaardigheden. Organisaties hebben hen nodig om de link tussen de afdelingen IT en finance te verbeteren, wat onmisbaar is voor het optimaliseren en moderniseren van de financiële processen.”
Robert Walters: Finance professionals zijn klaar voor een inhaalslag op salarisgebied. 43% verwacht dit jaar een salarisstijging van meer dan 3%, blijkt uit de Salary Survey.
Mijn conclusie hieruit is dat het dus rekenkundig moeilijk is de juiste medewerkers aan te trekken. Daarnaast ligt de ambitie van de moderne financial niet bij de bedrijfsadministratie en moet je als ondernemer flink in de buidel tasten om uiteindelijk iemand zelf op te leiden. Daar komt nog bij dat recruitment-partijen hier natuurlijk gretig op inspelen.
Hoe helpt een goede partner je met de technologische ontwikkelingen mee te veranderen?
Het is aangetoond dat moderne technologische ontwikkelingen exponentieel sneller gaan dan voorheen. Zoals bij de verschillende specialismen al is doorgenomen, moet je om de technologische ontwikkelingen bij te houden met verschillende invalshoeken rekening houden. De bankensector verandert continu, stelt andere eisen aan systemen en biedt nieuwe mogelijkheden. Scan- en herkensoftware wordt steeds beter, mailsystemen kunnen gekoppeld worden en rapportage tools worden steeds slimmer.
Voor verschillende fases in de ontwikkeling van de onderneming zijn dan ook nog verschillende toepassingen of combinaties van toepassingen mogelijk.
Uiteindelijk veranderen de eisen van de eigen organisatie en verandert de wereld om je heen dus continu. Een objectieve partner die de markt goed kent, kan je hierbij helpen de keuzes te maken en dit direct toe te passen.
In het kort
Ik begrijp dat de financiële administratie iets blijft wat ondernemers graag dichtbij houden, het gaat immers over vertrouwelijke informatie en gevoelige onderdelen. Toch ben ik van mening dat een deskundige outsourcing-partner erg waardevol kan zijn voor een bedrijf in elke fase van de ontwikkeling. Daarom heb ik in dit artikel verteld waarom uitbesteding een waardevolle bijdrage kan zijn aan de strategie van een onderneming. Daarnaast heb ik ook gedeeld waar je als bedrijf op moet letten wanneer je op zoek gaat naar een partner die kan helpen met de uitbesteding van (delen van) de financiële administratie. Hopelijk heb ik daarmee wat licht laten schijnen op datgene waar ik als vakidioot helemaal enthousiast van wordt. Mocht je meer willen weten, of nog vragen hebben, neem dan gerust contact met me op.
