Fieke vertelt
De periode voor de deadline van de BTW-aangifte is een erg drukke periode. Samen met de verschillende teams binnen Footprint en onze klanten zorgen we ervoor dat alle informatie en documenten die nodig zijn om de BTW-aangifte te kunnen doen, zo compleet mogelijk zijn.
De in- en verkoopfacturen zijn voor mij en mijn collega’s het belangrijkste om te verzamelen. Op deze facturen staat namelijk gespecificeerd wat het btw-bedrag is wat bij de factuur hoort. Om ervoor te zorgen dat we alle facturen hebben, zijn de bank- en creditcardtransacties nodig. Wij weten namelijk niet wat de klant allemaal in- en verkoopt, maar m.b.v. deze transacties weten we wel welke facturen er nog ontbreken.
Verschil van BTW-code
De btw-code verschilt per inkoopfactuur. Deze is afhankelijk van een aantal zaken:
- Heeft de leverancier een Nederlands, Europees of niet-Europees BTW-nummer?
- Bij een Nederlands BTW-nummer kies je voor:
- 21% BTW
- 9% BTW
- Voorbelasting (dit is een combinatie van producten/diensten waar 21% en producten/diensten waar 9% btw over gerekend wordt)
- Niet aftrekbaar
- Bij een Europees BTW-nummer kies je voor:
- Verwervingen binnen de EU met verlegging
- Niet aftrekbaar
- Bij een niet-Europees BTW-nummer kies je voor:
- Import buiten de EU met verlegging
- Niet aftrekbaar
- Bij een Nederlands BTW-nummer kies je voor:
- Wordt de lunch of de consumptie op kantoor of op locatie genuttigd?
- Als het op kantoor wordt genuttigd, dan is de btw aftrekbaar
- Als het bijvoorbeeld in het restaurant wordt genuttigd, is de btw niet aftrekbaar
- Maakt de leverancier gebruik van KOR (Kleine Ondernemersregeling)? Dit is een vrijstelling voor de btw. Hier kan een ondernemer gebruik van maken als zijn bedrijf in Nederland is gevestigd en het niet meer dan €20.000,- omzet heeft per kalenderjaar. Er wordt dan geen btw gerekend, daarom kun je deze ook niet terugvragen.
Het belang van een goede samenwerking
Het is een joint effort voor de Footprint-medewerkers en de klanten om ervoor te zorgen dat de administratie kloppend is. Niet alle klanten vinden het even leuk om met de administratie bezig te zijn, maar het is belangrijk voor ze om te beseffen dat ze dit niet voor ons doen, maar voor zichzelf. Het is net als met fysiotherapie. Vaak heb ik het gevoel dat ik de oefeningen, die ik voor thuis mee krijg, voor de fysiotherapeut doe. Maar als ik goed nadenk, weet ik dat ik vermindering van mijn klachten wil. Ik heb namelijk last van deze klachten wanneer ik thuis ben en de fysiotherapeut niet. Als de klant de facturen, bank- en creditcardafschriften niet instuurt, kunnen zij geld mislopen. Of ze komen in het volgende kwartaal of aan het einde van het jaar voor onverwachte achterstallige verrassingen te staan.
Klanten zien er soms erg tegenop om met de administratie aan de slag te gaan. Om deze drempel te verlagen, vragen we ze de administratie te spreiden over behapbare brokken. Zo vragen we elke maand de bank- en creditcardafschriften op en sturen we de klanten regelmatig een overzicht van ontbrekende transacties en ontbrekende facturen. Als een klant erg achterloopt met de administratie en wij gezamenlijk met de klant de schouders eronder zetten om het weer op orde te krijgen, geeft het een erg trots en blij gevoel wanneer de crediteuren- en debiteurenlijst de maand erna zo goed als leeg is. Het is natuurlijk niet geheel belangeloos; wij hebben er ook profijt van als de klant het aanleveren van documenten en transacties spreidt. Wij hoeven dan in de periode van de btw-aangifte namelijk niet of minder over te werken 😉
Ben jij voor jouw bedrijf op zoek naar een partner voor het uitbesteden van de financiële administratie? Iemand die alles voor je uit handen neemt? Wij helpen je graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op door te mailen naar info@footprint-services.nl en ontdek hoe we jou kunnen helpen.
