Esmee vertelt
Bij Footprint verzorgen we niet alleen de financiële administratie van onze klanten. Ook wij zijn continu bezig met het up to date houden van onze boekhouding en het optimaliseren van onze processen.
Zoals een aantal klanten van Footprint, verzorgen wij de interne administratie via het boekhoudsysteem ‘’Yuki’’. De administraties van Footprint worden allemaal vanuit één domein bijgehouden. De werkzaamheden die wij hiervoor uitvoeren hebben voornamelijk te maken met de in- en verkoopadministratie. Denk hierbij aan het inboeken van inkoopfacturen, bonnetjes en declaraties, het verwerken van de banktransacties en het verzorgen van de maandelijkse facturatie richting de klanten.
Inkoopfacturen inboeken
Footprint werkt met veel maandelijkse abonnementen. Hiervan komen de facturen meestal automatisch in de administratie in Yuki terecht. Yuki heeft namelijk voor iedere administratie een mailadres waarnaar je inkoopfacturen kunt mailen. Deze mail wordt dan automatisch verwerkt in de administratie en zo komt de factuur dus vanzelf in de administratie terecht. Daarnaast zitten er ook regelmatig bonnetjes van de supermarkt of van winkels waar verjaardagscadeautjes voor de medewerkers worden gehaald in de administratie. Deze bonnetjes kun je makkelijk via de Yuki app inlezen in de administratie. Je maakt via de app een foto van de bon, en upload hem direct in de juiste administratie, super handig!
Banktransacties verwerken
Waar er inkoopfacturen zijn, zijn er ook betalingen. Alle banktransacties worden iedere dag automatisch vanuit de bank ingelezen in Yuki. Wanneer er een duidelijke omschrijving bij de betaling vermeld wordt en deze ook bij het inboeken van de inkoopfactuur is vermeld, wordt deze automatisch aan elkaar gekoppeld. Alle overige transacties welke niet direct te matchen zijn aan facturen of bonnen, komen in de ‘’Workflow’’ terecht. Hierin staan alle te verwerken documenten en banktransacties. Wanneer er transacties hebben plaatsgevonden waarvan geen factuur of bon in de administratie aanwezig is, wordt deze bij de juiste contactpersoon opgevraagd en later alsnog verwerkt en gekoppeld aan de betaling. We willen namelijk zo weinig mogelijk openstaande posten in de administratie hebben.
Footprint werkt ook met een creditcard. De creditcard transacties worden maandelijks bijgewerkt. Hiervoor dient er een afschrift gedownload te worden uit de bank en deze wordt daarna verwerkt in de administratie. Het verwerken van deze transacties werkt op dezelfde manier als bij de banktransacties.
Maandelijkse facturatie
Er dient uiteraard ook iedere maand gefactureerd te worden voor de werkzaamheden die we uitvoeren voor de klanten. Deze facturatie loopt net zoals de rest van de administratie via Yuki. Van het maken van de facturen, het verzenden ervan, het versturen van herinneringen tot het maken van de incasso batch en het ontvangen van de betalingen. Dit gebeurd allemaal in één systeem. Zo houd je makkelijk het overzicht en hoef je niet telkens te switchen tussen verschillende systemen, handig toch?
Ben jij voor jouw bedrijf op zoek naar een partner voor het uitbesteden van de financiële administratie? Iemand die alles voor je uit handen neemt? Wij helpen je graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op door te mailen naar info@footprint-services.nl en ontdek hoe we jou kunnen helpen.
