Dat is toch alleen iets voor multinationals?
Mijn naam is Jos van den Bersselaar. Sinds 2002 ben ik werkzaam binnen de financiële administratie. Na verschillende uitvoerende rollen ben ik uiteindelijk in een internationale managementpositie terecht gekomen. Met een voorliefde voor financieel-administratieve processen en een drang om continu te ontwikkelen en te verbeteren, ben ik in 2017 gestart met Footprint.
In mijn vorige blog heb ik kort genoemd dat uitbesteding of outsourcing van de financiële administratie een goede optie kan zijn in verschillende fases van groei of ontwikkeling waar een organisatie zich kan bevinden. In deze blog wil ik hier verder op in gaan. Dit geeft namelijk ook meteen weer waarom we bij Footprint gekozen hebben om bepaalde diensten aan te bieden waarmee we onze klanten optimaal te kunnen ondersteunen.
Wanneer besteden organisaties de bedrijfsadministratie uit?
Een boekhouder stelt een startende ondernemer gerust
Bij ondernemers die net zijn gestart en weinig affiniteit hebben met de financiële kant is het al heel gebruikelijk de administratie uit te besteden. Vaak wordt er dan op basis van een gesprek met een collega-ondernemer een traditioneel administratie- of accountantskantoor gevonden waar collega-ondernemers ‘al jaren’ klant zijn. Het in de arm nemen van een boekhouder geeft dan geruststelling. Veel ondernemers zijn niet heel comfortabel met financiën en met name belastingen.
Voor een startende ondernemer zijn de (administratieve) processen nog niet complex. De dienstverlening van het administratie- of accountantskantoor is daarom met name gericht op het boeken van facturen en het uitvoeren van de reguliere of verplichte aangiftes en deponering. Eigenlijk heel reactief dus. De extra ondersteuning die een ondernemer krijgt, heeft vaak betrekking op ontbrekende documenten in de administratie en de aanlevering daarvan.
Daarnaast wordt de boekhouder gebeld over het optimaliseren van belasting en risico (wanneer loont het bijvoorbeeld om iets meer belasting te gaan betalen als BV ten opzichte van het risico wat je loopt), bedrijfsfinanciering en investeringskeuzes. En wanneer het administratiekantoor ook salarisadministratie aanbiedt, komen daar vragen om advies inzake arbeidscontracten, voorwaarden en dergelijke bij.
De meest voorkomende vorm hierin is dat je als ondernemer een vaste prijs betaalt voor je financiële administratie (op basis van het aantal mutaties per jaar) en dat je vervolgens extra betaalt wanneer je adviesverzoeken hebt. Dit model heb ik vanuit het oogpunt van de klant nooit begrepen. Eén van de grootste frustraties voor ondernemers die wij terug horen, is de onvoorspelbaarheid van de maandelijkse factuur. Een contract of afspraak voor enkele tientjes per maand wordt met enkele telefoontjes per maand al snel honderden euro’s. Hier zit ook een aanzienlijk verdienmodel voor de leverancier achter.
Daarom ben ik voorstander van vaste prijsafspraken (ofwel: een all-in tarief). Het aantal gesprekken en adviezen is redelijk in te schatten. De spreiding van de vragen en dus de drukte voor het administratie- of accountantskantoor is dan het probleem voor de dienstverlener. Dan wordt de drempel om contact te hebben een stuk lager (je bent niet meer op voorhand bang voor de rekening) en daarmee de onderlinge relatie en betrokkenheid een stuk groter. Hiermee creëer je een win-win situatie en kan de ondernemer zich weer klant voelen.
Multinationals die op zoek zijn naar besparingen
Binnen grote organisaties en multinationals is kostenbesparing of tenminste kostenbewustzijn altijd een item. Vanuit financiële teams bekeken, groeien ze mee met de groei van een organisatie en moeten ze bezuinigen wanneer het even wat minder gaat. Wanneer ze deze groei- en krimpbewegingen redelijk onder controle hebben, kunnen ze hier (gedeeltelijk) op anticiperen met tijdelijke contracten en dergelijke. Maar hoe vaak laat een markt zich echt voorspellen en ben je in staat dit goed te managen?
Er zijn ook nog voldoende organisaties aan te wijzen die gestaag groeien of stabiel zijn en waar toch continu wordt gezocht naar kostenbesparing binnen de finance. Of dat nu is om de winst te verhogen of om meer middelen naar het primaire proces te kunnen sturen maakt dan weinig uit.
Een manier om die kostenbesparing te realiseren is een reorganisatie, wat gekoppeld kan worden aan een outsourcing of zelfs offshoring traject. Het is een heel logische reden om afscheid te nemen van mensen wanneer de werkzaamheden voortaan door een ander bedrijf gaan worden uitgevoerd, of zelfs in een compleet ander land.
Het bijzondere is dat er na afloop van het outsourcing-contract altijd een positieve business case gemaakt kan worden om weer te gaan insourcen. Zo kun je iedere paar jaar op een ‘natuurlijke’ manier een beweging creëren die steeds een besparing oplevert. De vraag is alleen in hoeverre dit altijd ten goede komt aan de kwaliteit.
Waarom besteedt dan niet iedereen zijn bedrijfsadministratie uit?
In mijn vorige blog heb ik al kort aangestipt dat de meeste organisaties die niet voor uitbesteding kiezen, als belangrijkste reden opgeven dat hun gevoelige informatie niet zomaar op straat kan/ mag liggen. Dat ze dit dus liever binnenshuis houden.
Maar wanneer je dan kijkt naar de groepen die massaal uitbesteden, zoals hierboven beschreven, kun je niet zeggen dat zij die angst niet hebben. Toch lijkt dan voor startende ondernemers de angst iets verkeerd te doen bij bijvoorbeeld de Belastingdienst groter dan de drempel die ze over moeten om een boekhouder in vertrouwen te nemen. En als je naar de outsourcing kijkt, weegt de mogelijke kostenbesparing toch zwaarder dan het risico dat er iets gebeurt met de vertrouwelijke gegevens.
Precies daarom vind ik het mooi om met ondernemers in gesprek te zijn over hun beweegredenen en de emotionele redenen te weerleggen met ratio. Slechts zelden is een systeem, proces of organisatie zo complex dat het echt noodzakelijk is dat de financiële administratie fysiek aanwezig is. Behalve gevoelsmatig dan natuurlijk.
Wat dan interessant is, is om goed in beeld te brengen wat voor contactmomenten er zijn tussen de financiële administratie en de rest van de organisatie. En vooral, wat vindt de rest van de organisatie van de kwaliteit van dit contact? Wat dan voor een ondernemer of manager een reden is voor een fysiek aanwezige bedrijfsadministratie, blijkt dan ineens een frustratie in de rest van het bedrijf. Een mooi voorbeeld wat ik daarvan ben tegen gekomen, was een organisatie met een soort helpdesk waar medewerkers hun declaratie moesten indien en waar ze ook geholpen werden bij het invullen. Door middel van een simpele tool hebben we dat veel eenvoudiger gemaakt, handtekeningen hebben we digitaal gemaakt via een workflow. Het bleek dat veel van de medewerkers al die administratie en handtekeningen vreselijk vonden.
Hoe kun je dan uitbesteding van de financiële administratie nog meer concreet invullen?
Wat hierin eigenlijk jammer is, is dat vooral de negatieve benadering in veel gevallen aanleiding is voor uitbesteding of outsourcing. Angst om fouten te maken of bezuiniging zijn natuurlijk geen positieve aanleidingen voor een partnership. Vandaar dat ik het in mijn vorige blog ook steeds heb gehad over focus en vertrouwen. Een goede uitbestedingspartner zou de ondernemer of de organisatie moeten helpen de sterke kanten te benutten (de focus) en zou een vangnet moeten zijn voor de overige (in dit geval financiële) gang van zaken. Hieronder is in een aantal voorbeelden uitgewerkt hoe dit zou kunnen worden opgezet.
Hoe houd je de nieuwe boekhouder binnenboord?
Wanneer een bedrijf groeit, komt ergens een punt dat de ondernemer een eigen boekhouder in dienst neemt. Een probleem wat we dan zien is dat er een keuze gemaakt moet worden om het juiste profiel aan te nemen. Natuurlijk moeten alle facturen en bankafschriften worden verwerkt, maar er wordt ook een adviserende rol verwacht.
Hoe vind je zo iemand? Iemand die de uitvoering dagelijks bijhoudt, wordt overvraagd als er ook advies op strategisch niveau verwacht wordt. En iemand die ervoor kiest om als adviseur te starten is vaak snel verveeld met de dagelijkse taken.
Wat dan te doen? Mijn idee hierbij is dat als uit de zoektocht blijkt dat je een goede adviseur vindt, die perfect bij de cultuur van het bedrijf past, kijk dan met een partner hoe je de dagelijkse taken kunt uitbesteden. De externe partner kan meebewegen met de groei of krimp van de organisatie en de adviseur blijft altijd die waarde houden.
Heb je genoeg specialismen in huis om de hele organisatie te ondersteunen?
In mijn vorige blog zijn al vijf verschillende specialismen benoemd. Afhankelijk van het detailniveau waarop deze zijn beschreven zijn er potentieel tientallen. Is dan een financiële administratie van 2 tot 5 medewerkers in staat om alles optimaal in te richten en uit te voeren? Nooit 100% natuurlijk.
In de markt worden dan regelmatig externe specialisten tijdelijk ingezet om specifieke onderdelen op te pakken (en in te richten) en de aanwezige medewerkers te trainen zodat een deel van die specialisatie achter blijft. Maar binnen de huidige arbeidsmarkt met regelmatig verloop is dat helaas van tijdelijke duur. En per saldo dus erg kostbaar.
Van een goede uitbestedingspartner valt ook te verwachten dat er gezamenlijk in beeld wordt gebracht welke specialismen binnen het team zijn en hoe dit optimaal aan te vullen met een gedeeltelijke uitbesteding. Mogelijk is er voldoende kennis van factuur- en bankverwerking aanwezig, maar is de grootste uitdaging de import van de banken (en optimalisaties) en het in het systeem krijgen van de facturen. Laat dan de externe partner delen van het proces uitvoeren, zodat het eigen team kan focussen op waar de kwaliteiten liggen.
Wil je binnen je financiële administratie meer focus op klanten en minder besteden aan inkomende documenten?
Een concreet voorbeeld waar ik wel eens tegenaan ben gelopen. Voor de organisatie is het altijd belangrijk dat het klant (financieel gezien: debiteur) proces zo goed mogelijk verloopt, dat er een snelle reactietijd is en dat klantenbinding hebben met de personen aan de telefoon. Voor veel organisaties een (zeer geldige) reden om niet te outsourcen. Dit team was ook nog erg klantgericht, zoals de gehele organisatie trouwens. Maar veel tijd van het team werd besteed aan dagelijks bankbeheer, facturatie en verwerking van inkoopfacturen.
Een heel mooie oplossing is dan om deze pure backoffice processen extern neer te leggen, zodat deze de focus niet meer wegnemen binnen het eigen team. Daarnaast zou een goede uitbestedingspartner hier dermate veel efficiency moeten kunnen bereiken dat er uiteindelijk meer middelen naar de klantfocus kunnen en dus de financiële administratie meer toegevoegde waarde heeft.
Is een regie-organisatie niets voor jou?
In de ICT is de term regie-organisatie al redelijk bekend. Een erg klein team zit fysiek op locatie bij de organisatie, houdt gevoel bij waar de organisatie tegenaan loopt, heeft een strak ingericht plan om controles uit te voeren én houdt nauwlettend de prestaties van de externe partner(s) in de gaten.
Binnen ICT is dit eigenlijk makkelijk voor te stellen: er is een contract voor de (cloud) servers, voor de kantoorautomatisering (zoals MS Office), een contract voor het financiële systeem en het operationele systeem, nog wat contracten voor de internetverbindingen enzovoort. Op locatie zit vaak niet een specialist voor iedere dienst, maar zit een aanspreekpunt die de afweging maakt waar eventuele problemen vandaan komen en gaat de juiste leverancier bellen. Degene op locatie neemt direct de zorg over van de medewerker die het probleem had en voegt zo direct waarde toe. Het is voor een niet-ICT’er ook bijna onmogelijk om te achterhalen waar een probleem vandaan komt.
Maar waarom dan niet binnen financiën? Factuurverwerking als product afnemen tegen een vast tarief met efficiency garantie, bankverwerking volledig laten automatiseren, het debiteurenproces ook volledig laten automatiseren en debiteurentelefoontjes per gesprek afrekenen bijvoorbeeld. En dan binnen de organisatie de controle op het grootboek blijven doen. Dan zou zelfs het intern en extern rapporteren weer als dienst kunnen worden opgezet. En het mooie van de regie-organisatie is dat je zelf de touwtjes in handen houdt.
In het kort
In deze blog zijn de verschillende opties voor uitbesteding in de markt nader toegelicht en is een inkijkje gegeven in de praktische invullingen daarvan. Of dat nu gaat om de traditionele boekhouder voor startende ondernemingen tot en met internationale outsourcing. Er zijn vooral heel veel tussenoplossingen mogelijk die momenteel nog (te) weinig worden toegepast.
De reden dat dit nog onvoldoende als optie wordt beschouwd, is in mijn optiek de negatieve benadering voor uitbesteding. Er dient een probleem te zijn wat moet worden opgelost. Als uitbesteding vanuit met een positieve blik wordt benaderd, zijn er zoveel mogelijkheden waarbij uitbesteding de organisatie gaat helpen. Het brengt focus aan en het zorgt overall voor verbetering van processen en resultaten.
