De sleutel tot efficiëntie
Werkprocessen beschrijven is essentieel voor het runnen van je bedrijf. Bij Footprint werken we voor veel verschillende klanten. Daarom is het voor ons handig als de werkprocessen die wij voor elke klant uitvoeren goed gedocumenteerd zijn. Een werkinstructie op maat per klant helpt hierbij. Inge van der Aa is Customer Manager bij Footprint en vertelt over hoe we de werkprocessen voor onze klanten en voor onszelf zo optimaal mogelijk beschrijven en inrichten.
Het omschrijven van werkprocessen
We hebben algemene instructies gemaakt om de junior’s extra informatie te geven over waar ze op moeten letten bij bijvoorbeeld het inboeken van inkoopfacturen.
In de werkinstructies worden werkprocessen die specifiek zijn voor deze klant uitgeschreven zodat iedereen deze werkzaamheden kan uitvoeren, ookal is de 1e medewerker niet aanwezig.
De werkinstructies worden met regelmaat herzien om te checken of alles nog up-to-date is. Door voor alle werkinstructies dezelfde lay-out te hanteren zijn deze ook goed leesbaar en herkenbaar voor iedereen.
Werkprocessen per administratie
Je kunt je voorstellen dat elke administratie toch net wat anders in elkaar steekt. Zo heb je bijvoorbeeld de eenmanszaak en de B.V. Beide vragen om een andere manier van werken in de administratie. Maar ook de ene BV is de andere niet en hetzelfde geldt voor de eenmanszaak. Om elke klant op de beste manier te bedienen zorgen wij ervoor dat we de werkprocessen hebben uitgeschreven. Dit is handig voor nieuwe collega’s die net binnen Finance komen kijken. Zo hebben ze documentatie om op terug te vallen. Ook voor collega’s die normaliter de administratie van andere klanten verwerken en een keer moeten invallen kunnen dan terugvallen op de werkinstructies. Dit bespaart iedereen veel tijd om niet steeds zelf het wiel uit te hoeven vinden. Ook weet iedereen wat er gedaan moet worden en op welke manier.
Algemene instructies
Naast klant-specifieke werkinstructies zijn we ook begonnen met het maken van wat meer algemene werkinstructies voor onze nieuwe medewerkers. Door deze werkinstructies willen we het inwerktraject verbeteren en de nieuwe medewerkers handvaten en documentatie geven om op terug te vallen in de start van hun loopbaan bij Footprint.
Om (nieuwe) collega’s wegwijs te maken binnen Finance geven we ook trainingen gegeven. Denk hierbij aan het laten deelnemen aan (online) trainingen om bijvoorbeeld systemen beter te leren kennen. Vakinhoudelijke trainingen om kennis over te dragen en organiseren we regelmatig kennissessies om kennis met elkaar te delen. Daarom hebben we instructies gemaakt die algemeen van aard zijn zodat de basiskennis wordt vergroot. En de specifieke instructies die op een klant zijn afgestemd staan dan in de online omgeving van de desbetreffende klant.
Het beschrijven van werkprocessen is dus niet alleen praktisch voor onze klanten, ook intern is het ontzettend handig om helder te hebben hoe we zaken aanpakken. Zo maken we processen overzichtelijk en overdraagbaar.
